Bir belge veya elektronik tabloyla çalışırken, genellikle belgenin içeriğini veya elektronik tablodaki herhangi bir hücreyi tanımlamakta özgürsünüz. Metin paragrafları, tablolar, grafikler veya birden çok yazı tipi gibi bir belgedeki belirli bir sayfaya birden çok sütun eklemiş olabilirsiniz. Bir e-tablodaki belirli bir sütunda, satırın işlevine bağlı olarak, sütuna çeşitli sayısal biçimler uygulayabileceğiniz, yazdırmak veya görüntülemek üzere bir sütun başlığı tanımlamak için yukarıdaki metinsel verilere sahip olabilirsiniz. Bu esnekliğe ihtiyacınız var, çünkü kelime işlem belgeniz, mesajınızı yazılı bir sayfa içeriğine taşıyabilmeli ve analiz ettiğiniz verileri e-tablonuzda saklayabilmeli, sonuçları verebilmeli ve bir sunum sunabilmelidir.
Bu esneklik nispeten küçük, iyi tanımlanmış işletme sorunlarını çözmek için mükemmeldir. Bununla birlikte, bir belge birkaç düzine sayfayı aştığında, bir elektronik tablo birkaç yüz bilgi satırını aştığında onu kontrol etmek ve yönetmek zorlaşır. Veri miktarı arttıkça, kelime işlemcinizin veya elektronik tablo programınızın veya bilgisayar sisteminizin veri depolama sınırlarını aştığınızı da görebilirsiniz. Başkaları tarafından kullanılacak bir belge veya elektronik tablo tasarlarsanız, verileri nasıl kullandıklarını veya yeni veriler nasıl girdiklerini, mümkün olmasa bile kontrol etmek çok zordur. Örneğin, bir elektronik tablonun anlamlı olması için, kullanıcının bir hücredeki tarihin değerini girmesi ve para birimi değerinin başka bir alana girmesi gerekir ve kullanıcı yanlışlıkla karakter verilerini girebilir.
Bazı e-ticaret yazılımı, bir e-tabloda bir “veritabanı” alanı tanımlamanıza izin verir. Bunun nedeni, istenen sonucu elde etmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri yönetmenize yardımcı olmaktır. Bununla birlikte, elektronik tablo programının temel depolama sınırlarından kaçınabilirsiniz ve veritabanı alanının sütunlarına ve satırlarına ne girildiği konusunda yeterli kontrol sahibi değilsiniz. Sayı ve karakter verilerinin ötesinde işlemler yapmanız gerekirse, elektronik tablo programınızın resimleri ve sesleri tanımadığını da görebilirsiniz.
Bir RDBMS, sahip olduğunuz veri türünü ve depolama biçimini tanımlamanıza izin verir. Genel olarak, verilerinizin bütünlüğünü sağlamak için RDBMS’nin kullanabileceği kuralları tanımlayabilirsiniz. En basit haliyle, bir doğrulama kuralı, alfabetik karakterleri yanlışlıkla sayıları içermesi gereken alana kaydetmemenizi sağlar. Diğer kurallar verileriniz için geçerli değerler veya değerler aralığı tanımlayabilir. En karmaşık sistemlerde, veri toplulukları arasındaki ilişkiyi tanımlayabilir (genellikle tablolar veya dosyalar) ve RDBMS’den verileri tutarlı tutmasını isteyebilirsiniz. Örneğin, geçerli bir müşteri için her bir siparişin girildiğini sistemin otomatik olarak kontrol etmesini sağlayabilirsiniz.
Access ile verilerinizi (metin, numara, tarih, saat, para birimi, internet bağlantıları, görüntü, ses, belge ve elektronik tablo gibi) tanımlayabilirsiniz; Access’in verilerinizi nasıl saklayacağını (dizi uzunluğu, sayıya duyarlı ve tarih / saate duyarlı) ve verileri görüntülerken veya yazdırırken nasıl görüneceğini tanımlamakta tamamen özgürsünüz. Veritabanında sadece doğru değerlerin bulunduğundan emin olmak için basit veya karmaşık doğrulama kuralları tanımlayabilirsiniz. Access’ten, veritabanındaki dosyalar veya tablolar arasında geçerli ilişkiler olup olmadığını kontrol etmesini isteyebilirsiniz.
Web Tasarımı 